Как только перечисленные денежные средства поступят на счёт японского аукционного агента, начнётся этап оформления необходимых документов для организации доставки авто из Японии. Продолжительность подготовительного этапа – до 10 календарных дней.

После уплаты всех обязательных платежей на аукционной площадке и подготовке необходимых сопроводительных документов (экспортный сертификат), автомобиль направляют в морской порт отгрузки и помещают на специализированную стоянку. В морском порту отгрузки, транспортное средство проходит радиационный контроль, и если нет никаких замечаний, то аукционный агент обращается к агентам судоходных компаний за помощью в организации оформления транспортных документов (коносамент, страховка) и отправки ближайшим судном автомобиля в Россию.

Аукционный агент по согласованию с транспортной компанией определяет возможную дату для доставки из Японии автомобиля, осуществляет оплату транспортных услуг (фрахт) и по электронной почте сообщает Вам об этом. Дополнительно в порту отгрузки до отправки автомобиля в Россию, фотографируют его (все стороны машины, общие фото внешнего вида салона, показания одометра, датчики на приборной панели, внешний вид (состояние) шин (колёс), багажник, двигательный отсек, фрайм-номер кузова) и полученные фотографии высылаются по электронной почте покупателю. Многие аукционные агенты называют это «фотоописью», однако, она не является официальным документом и в случае пропажи какой-то детали транспортного средства, сложно будет найти виновных в произошедшем и доказать что-либо. Однако стоит признать, что в настоящее время вероятность противоправных действий в процессе перевозки автомобиля на судне из Японии и его временного хранения на территории склада в России, минимальна.

На следующий день после выхода судна из порта Японии, аукционному агенту предоставляют электронную копию коносамента (одновременно является и товарной накладной и договором на оказание транспортных услуг), которую он пересылает Вам на электронную почу. После того, как у вас будут все необходимые документы – электронные копии коносамента, экспортного сертификата, фотографии автомобиля, вы приступаете к поиску таможенного брокера, который поможет вам осуществить таможенное оформление ввозимого транспортного средства на территорию России.